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そのような状況を改善すべく、社内では別サービスの導入を検討することになりました。ポイントは、「特定のパソコンでしかメールが見られない」「社外でメールの確認ができない」といった部分です。自然とスマートフォンやタブレット端末からでも利用できるクラウドサービスに的をしぼってサービスを探しました。

しかし、いざいろいろと検討をはじめると、どれも「型にはまりすぎている」「カスタマイズしづらい」「自由度が足りない」といった印象でした。特別な機能が欲しかったわけではありません。簡単に言えば「難しそう」に思えたのです。

その点、Google Workspace は、ほぼ一目惚れでした(笑)。画面上のレイアウトなどが非常にわかりやすく、使い方も直感的にできるように考えられている。パソコンにそれほど詳しくない者でも、これなら使いこなせるだろう、ということで導入を決定しました。

現状、153 のアカウントを取得し、メール、ドライブ、ドキュメント、サイト、ハングアウトなどさまざまな機能を使用しています。結果から言えば、導入して大正解でした!

Gmail は大容量のため、メールが届かないといった不具合は発生しません。また、特定のパソコン以外からもチェックできるので、外回りの多い社員から評判も上々。設備担当者も出張がなくなくりました(笑)。

それ以外の機能は、例えばドライブに資料や会議の議事録を保存したり、ドキュメントやスプレッドシートを使用して日報を書いたり、あるいはサイトを利用しての社内での情報発信も頻繁に行われています。これらは全社的に奨励して使っているわけではなく、各部署ごとに使いやすい機能を選んで使用しているという状況です。

また、予想以上に評判となっているのが、ハングアウトのビデオチャット機能です。スカイプのような感覚で会話ができて、しかも複数人数で利用できるので、離れた拠点同士でビデオ会議が気軽に行えます。しかも、資料の添付も可能です。

このハングアウトの例が示すように、Google Workspace はただただ便利なサービスというよりも、社員間のコミュニケーションを密にするサービスという印象ですね。まだまだ個人的な感覚ですが、実際にコミュニケーションは増えていると思います。今後はさらにビデオ会議も増えるでしょうし、サイトのビジュアル面も向上させる予定です。そうそう、朝礼などをビデオ録画して、サイトにアップするのもいいですね。コンテンツを充実させることで、より使いやすくなっていくはずです。

そのために Google Workspace のセミナーにも積極的に参加しています。新たな機能について知ることができるし、それをフィードバックすることで、さらに社内のチームワークが高まっていくことを期待しています。