「Office」のメインストリームサポート終了問題に直面。 Google Workspace と GSSMO の導入で使い慣れた UI はそのままにサポート期間を延長
SNS やブログ、掲示板などへの投稿を監視し、炎上や風評被害、不正な書き込み?投稿を防ぐサービスをはじめ、メールへの問い合わせに対応するカスタマーサポート業務、ソーシャルアプリやオンラインゲームなどにおけるデバッグおよびカスタマーサポート業務を手掛ける。投稿監視においては、AI と人的オペレーション力を掛け合わせた高質のサービスが特色。
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「Office」のメインストリームサポート終了問題に直面。 Google Workspace と GSSMO の導入で使い慣れた UI はそのままにサポート期間を延長
メインストリームサポート切れでメールがいつ使えなくなるかわからない状況に
イー?ガーディアン株式会社では、カスタマーサポート業務でメールが不可欠なツールとなっている。グループウェアやメールシステムに「Office 365」や「Exchange Online」を導入し、9 割以上の社内ユーザーが「Office 2007」を利用。さらには「Office 2010」も併用して使われていた。メールや連絡先、カレンダーのクライアントとしては、「Outlook 2007」が主流であった。しかし、その「Office 2007」「Office 2010」はすでにメインストリームサポートが終了しており、「Office 365」への接続が担保されないという問題が生じていた。
「『Office 365』は、Office の最新バージョンしかサポートしないという条件がありました。2015 年夏の当時、すでに『Office 2016』が発売されており、当社は 4 世代前のバージョンを使っていたことになります。したがって、いつ『Office 365』に繋がらなくなってもおかしくない状態にあったわけです」と情報システム部シニアマネージャの高橋 輝雄氏は打ち明ける。
そこで、Office のバージョンアップを図るか、システム全体のリプレイスを図るかの決断を迫られた。
「Google Workspace + GSSMO」の存在を知る
Google Workspace にリプレイスすればこの制約がかからなくなることから、10 年間のサポートを受けられるようになる。
「バージョンアップの場合、想定外の費用が発生することがわかりました。一方、急に他のメールクライアントにリプレイスするにも移行の時間にどれくらいかかるのかという問題も上がりました」
同社では、投稿監視やカスタマーサポートの現場業務を担う、数多くの契約社員を雇用している。これらの業務はパソコン端末を使用するが正確で高品質の業務を担保するため、端末画面のハードコピーを掲載して「 ↓ ここをクリック」などと記載したわかりやすいマニュアルを数多く用意している。その UI を変えることは、マニュアルをすべて改訂しなければならないことを意味した。
「レクチャー含め、短期間のうちに膨大な手間をかけなければならなくなります。それも非現実的でした」
そんな時に、Google の営業担当者を通じて「Google Workspace + GSSMO」の存在を知る。GSSMO（Google Workspace Sync for Microsoft Outlook?）は、Outlook を使用して Google Workspace のメール、カレンダー、連絡先などをシームレスに同期できるプラグイン。つまり、従来のUI のままシステムだけを変更することができるのだ。
Office は製品を発売してから 5 年間のメインストリームサポート、その後の 5 年間の延長サポートによる計 10 年間のサポートが受けられる。しかし、「Office 365」を併用する場合はメインストリームサポートしか受けることができない。Google Workspace にリプレイスすればこの制約がかからなくなることから、10 年間のサポートを受けられるようになる。
これを決め手に導入を決定し、同年 10 月に移行した。「SIer さんの尽力もあり、導入は極めてスムーズに行えた」と高橋氏は述懐する。
レクチャー前に 66.3％ が「毎日のように Google Workspace を利用」
まだ全社的なレクチャーなどを実施していない状態にもかかわらず、なんと 66.3％ がすでに Google Workspace を毎日のように利用していると回答し、50％ ほどは Google ドライブ などメールやカレンダー以外も活用していたのです。
「Google Workspace + GSSMO」へのリプレイスにより、「Office 2007」は 2017 年 10 月、「Office 2010」は 2020 年 10 月まで利用可能となった。「当初の問題点としてのサポート切れの不安が解消されたうえ、Office のバージョンアップ実施期限が延長され、ビジネス上のコスト選択肢が増えました」と高橋氏は胸を撫でおろす。
さらに、Google Workspace の導入は思わぬ効用をもたらした。高橋氏は、せっかく多彩なアプリケーションが使える Google Workspace を導入したからには活用の啓蒙が必要と考え、これからのレクチャーの検討のためユーザーにアンケート調査を行った。
「すると、まだ全社的なレクチャーなどを実施していない状態にもかかわらず、なんと 66.3％ がすでに『（OutlookではなくGoogle Workspaceを）毎日のように利用している』と回答し、50％ ほどは Google ドライブ などメールやカレンダー以外も活用していたのです。今後の利用予定については、『自分なりに活用方法を積極的に考えていきたい』が約 30％ と、"特にレクチャーは不要"という域に達していることがわかりました。完璧に意表を突かれましたね（笑）」
新卒採用面接も行っている高橋氏は、履歴書やエントリーシートを送ってくる学生のアドレスの大半が " @gmail.com " であることを把握していた。 「全世界でアクティブユーザーが 10 億人 という Gmail、恐るべし、と（笑）。今後、メールクライアントの Gmail への刷新も含め、バージョンアップ対応の心配のない Google Workspace の全面的な活用を検討していきたいと思っています」と高橋氏は結んだ。
